En esta parte de la guía veremos como crear facturas de forma manual, ya que las podemos crear automáticamente al hacer presupuestos o vender productos en la caja.
Para empezar vamos a dirigirnos a la parte de administración>facturas
En nuestro caso ya tenemos una factura emitida que creamos en la guía de presupuestos
Pero como hemos dicho, aquí solo vamos a ver como crear estos documentos de forma manual si lo necesitamos. Para empezar vemos que tenemos 4 apartados
- Facturas emitidas
- Facturas recibidas
- Facturas rectificativas
- Tickets
Ley antifraude #
Antes de nada es importante que sepas que en ComercioPro no podemos modificar las facturas emitidas, es decir, que una vez crees y emitas una factura no vas a poder editarla por si te ha faltado algún dato o te has equivocado en alguna cosa.
Esto se debe a la ley antifraude a la que nuestro programa está actualizado
Lo que podremos hacer en el caso de que hayamos cometido algún error en nuestra factura ya emitida es crear una factura rectificativa que veremos más adelante.
Gracias a que ComercioPro está actualizado a la nueva ley antifraude, no tendremos que preocuparnos en modificar accidentalmente una factura ya emitida, ya que en nuestro programa no habrá forma de modificarla, así estaremos siempre a salvo y tendremos todo en orden.
Crear factura #
Para hacer esto, solo tenemos que entrar en la pestaña de facturas emitidas y darle pinchar sobre crear factura.
Ahora podremos empezar a crear nuestra factura, añadiendo productos o servicios, el cliente al que va dirigida, la factura, notas…
Antes de empezar a crear la factura es importante que rellenes bien los datos de tu empresa o tus datos de persona física como autónomo para que aparezcan de forma correcta en las facturas que creemos a partir de ahora, calle, NIF/CIF, logotipo, teléfono, nombre y apellidos…
Una vez rellenados estos datos, ComercioPro se encargará de añadirlos automáticamente en cada factura que creemos.
Usuario emisor #
El primer paso que podemos hacer dentro de este documento es elegir qué usuario será el que emite esta factura, porque puede darse el caso de que un usuario dentro de la cuenta cree una factura, pero quieres emitirla a nombre de otro usuario o cuenta.
Por ejemplo, pongamos un caso real: En la empresa, tú eres el encargado de realizar las facturas y tienes un usuario dentro de la cuenta de ComercioPro de la empresa, y tu jefe te pide crear una factura a un cliente, así que, tú entrarías en tu usuario y creas la factura como te comentamos en esta guia, pero por defecto, en ComercioPro se pondrá los datos de la persona que la crea, es decir, saldrán tus datos en la factura en vez de los datos de la empresa.
Por este motivo, necesitamos seleccionar el usuario que va a emitir esta factura, para poner los datos de la empresa en vez de los datos del empleado a cargo de crear estos documentos.
En nuestro caso, esta es una cuenta de prueba, así que solo tenemos un usuario para elegir, así que seguiremos con el que ya teníamos seleccionado
Asignar un cliente #
Para añadir los datos del cliente en la factura, simplemente le daremos al botón de seleccionar cliente.
Ahora podemos crear directamente un nuevo cliente de tipo empresa o particular, donde tendremos que rellenar todos los datos para poder crearlo. Recuerda que es importante que estén bien añadidos los datos del cliente para que después salgan correctamente en la factura y evitar este tipo de errores.
O podemos seleccionar un cliente que ya está añadido al programa, que en esta caso nosotros ya tenemos un cliente, así que le daremos a utilizarlo.
Una vez creemos un cliente o como en nuestro caso, utilizar un cliente ya añadido al programa, te saldrá su información para que puedas ver sus datos
Datos de organización #
Para mantener un orden en nuestras facturas y más adelante poder encontrar una factura en concreto en caso de que tengamos que volver a revisarla o en caso de haber cometido un error.
El siguiente paso será definir estos datos, aunque el programa ya nos ayuda directamente:
- Número de documento (Se generará un número automáticamente, que será el siguiente documento, es decir, si ya has creado una factura, la siguiente tendrá el número 2)
- Serie (Podrás seleccionar cualquiera de las series predefinidas que están en ComercioPro, o puedes crear una nueva serie directamente desde aquí)
- Fecha (Automáticamente se establece la fecha de hoy)
Productos o servicios #
Continuando con la factura, encontraremos los campos necesarios para añadir nuestros productos o servicios, donde tendremos 2 formas de añadirlo:
Agregar productos/servicios manualmente #
Si nunca hemos creado artículos en nuestra cuenta de ComercioPro, aquí podremos agregarlos de forma manual, nombre, cantidad, precio, impuesto… Así que nosotros crearemos un producto de forma manual:
- Nombre: Limpiasuelos ecológico
- Cantidad: 3
- Precio: 7,44€
- Impuestos: 21%
Le damos al botón de añadir para agregar estos 3 productos a la factura
Seleccionar productos/servicios ya añadidos al programa #
Si ya tenemos en ComercioPro algún artículo que queramos añadir a la factura, este proceso será automático, no habrá que rellenar ni nombre, precio e impuesto. El único dato que podría cambiar sería la cantidad si quieres añadir más de uno.
En la barra de la izquierda donde pone «Busqueda…» empezaremos a escribir el nombre del producto/servicio que queramos añadir y si ya lo tenemos en ComercioPro nos saldrá y podremos utilizarlo.
Ahora seleccionaremos el servicio para generar todas las informaciones automáticamente
Le damos al botón de añadir para incluirlo en la factura.
Editar los productos/servicios añadidos #
Ahora, en cada artículo de nuestra factura, podemos:
- Editarlo
- Hacer un descuento
- Eliminarlo
Para editarlo simplemente la damos al botón azul para editar y se nos volverá a poner la parte de arriba donde lo añadimos a la factura por primera vez
Una vez realicemos los cambios que necesitemos, si nos fijamos el botón de añadir se nos ha cambiado y pone «Actualizar» indicando así que estamos editando un producto y no añadiendo uno nuevo.
En nuestro caso no vamos a editarlo, ya que es una prueba y está bien así como lo hemos dejado, solamente tendríamos que darle a «Actualizar» y se nos cambiaría el producto/servicio que habíamos añadido.
Hacer un descuento #
Para hacer un descuento a uno de nuestros artículos le daremos al botón azul que está al lado del botón de editar y tiene el símbolo «%» y se nos abrirá una ventana emergente para colocar los diferentes tipos de descuentos:
- Descuento en porcentaje %
- Descuento fijo €
- Definir el importe final de producto €
Nosotros vamos a añadir un descuento del 10% en nuestro servicio de limpieza de hogar, simplemente añadimos un 10 en Descuento % y le damos a insertar.
Y ahora nos saldrá el descuento del 10% justo debajo de nuestro servicio de limpieza.
Retenciones #
Si seguimos bajando en la factura, veremos un botón para que podamos añadir el tipo de retención que necesitemos.
Simplemente, seleccionamos la retención que necesitemos y le damos a guardar para aplicar la retención seleccionada al importe de la factura
Y ahora todo se calculará automáticamente.
Observaciones y firmas #
Para añadir notas al final de nuestra factura, tendremos que darle al botón de observaciones y firma, y se nos abrirá una ventana emergente con un cuadro de texto para escribir.
Firma
La «Firma» simplemente es un texto que definimos previamente en el programa, por si necesitas agregar el mismo texto en observaciones a todas tus facturas o a muchas de ellas.
Puedes crear tantas firmas como quieras y darles un nombre diferente a cada una.
Resumen de la factura #
En la parte inferior de la factura encontrarás el resumen de la factura que estamos creando.
Elegir método de pago #
Y por último encontramos la parte relacionada con la forma de pago escogida por el cliente.
Método de pago utilizado #
Primero elegiremos la forma en la que se ha pagado la factura: efectivo, transferencia, tarjeta…
Forma de pago #
Ahora podemos elegir como nos ha pagado nuestro cliente, en varias cuotas, de una sola vez, o si ha sido un depósito.
Si seleccionamos única cuota o depósito no habrá que hacer nada más, pero si seleccionamos la opción de cuotas, habrá que introducirlas.
Como vemos en la imagen superior, le damos al texto de añadir cuota de pago y justo debajo nos salen los datos a rellenar, el método de pago empleado, la fecha en la que se pagó y el importe.
Nosotros usaremos la forma de pago de única cuota para agilizar y simplificar la creación de esta factura.
Guardar y crear factura oficialmente #
Ahora ya es momento de guardar, en este momento es cuando se crea la factura oficialmente, así que antes de darle al botón de guardar, asegúrate de haber puesto todos los datos correctamente, ya que recuerda que debido a la nueva ley antifraude no se pueden modificar las facturas, y en este caso tendrías que crear una factura rectificativa.
Acciones con una factura ya creada #
La factura ya está creada y podemos verla en el apartado de Administración>Facturas.
Y si todos los datos están correctos y la factura ya ha sido pagada, podemos registrar el pago para añadir este registro a alguna de nuestras cuentas (Banco, caja…) de ComercioPro.
En nuestro caso vamos a elegir la cuenta de la caja, ya que, en la factura, pusimos que se pagaba en efectivo.
Si le damos a guardar, veremos que el precio (80,67) que antes aparecía en rojo (mirar imagen de arriba justo a la izquierda del símbolo del €) ahora aparece (0,00) en verde, esto significa que la factura ha sido pagada completamente y además el símbolo (€) ahora aparece con el fondo en verde en vez de con el fondo en gris.
En nuestro caso, nosotros pusimos que nos pagaron el precio total, pero si en tu caso, no te han pagado la factura completamente, puedes poner solamente el importe que te hayan pago e ir registrando estos movimientos poco a poco hasta terminar de completar el pago de la factura.
Enviar factura por email #
Tambien podemos enviar esta factura por correo nuestro cliente u elegir otro cliente a quien enviarsela.
Abrir factura en PDF #
Pero si necesitamos imprimir nuestro documento, tambien podemos abrirla en formato PDF y se generara automaticamente con los datos que hemos establecido previamente en la factura.
Crear factura rectificativa #
Por último, si hemos cometido un error durante la creación de la factura y necesitamos modificar algun dato, podemos crear una factura rectificativa.
Exportar facturas a excel (CSV/XML) o PDF #
Una vez creadas varias facturas, puedes exportarlas a un excel con los formatos CSV/XML o visualizarlas en PDF cada una por separado. ComercioPro te da la opcion de que eligas las facturas que quieres exportar, puedes filtrar por fecha, precios, serie…
Simplemente tienes que ir ajustando los filtros segun lo que necesites y despues seleccionar todas las facturas o seleccionar solo las que necesitas con la casilla ✅ que encontramos a la izquierda.
Ahora, justo encima de los filtros se nos habran iluminado los botones para exportar estos documentos
Y se te descargará automaticamente un archivo en el formato que hayas seleccionado.